VBB Rechtsanwälte | Die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt

VBB Rechtsanwälte ist eine der bundesweit führenden Kanzleien im Wirtschafts- und Steuerstrafrecht. An ihren drei Standorten in Düsseldorf, Essen und Karlsruhe bewältigen die 14 Anwälte komplexe Ermittlungs- und Strafverfahren für Einzelpersonen und Unternehmen. Gleich fünf Berufsträger finden sich aktuell im Handelsblatt-Ranking „Best Lawyers 2020“ – nur eine von vielen Auszeichnungen (z.B. Wirtschaftswoche TOP-Kanzlei 2020, stern-Ranking „Die besten Anwaltskanzleien Deutschlands 2020“).

Professionelles Arbeiten setzt eine professionelle IT-Infrastruktur voraus
Die Anforderungen der Kanzlei an ihre IT-Systeme waren schon immer hoch, konnten jedoch vom in die Jahre gekommenen Kanzleiserver immer weniger erfüllt werden. Zudem kamen mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach, der Digitalisierung der Aktenführung und zunehmend mobiler Arbeit neue Herausforderungen hinzu. Daher wurde neben dem bestehenden IT-Dienstleister auch der Kanzleispezialist Michgehl & Partner immer häufiger hinzugezogen. Nach einer umfangreichen Analyse der Kundenbedürfnisse und der aktuellen IT-Landschaft war die Empfehlung klar: Ein neuer, leistungsfähigerer Windows Terminalserver bietet die passende Basis für die gewünschten Anforderungen.

In der Kanzlei oder im Rechenzentrum?
Eine Kernfrage formulierte Stephan Schumacher, Office Manager bei VBB gleich zu Beginn: „Wo liegen die Vor- und Nachteile der Auslagerung ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum und was kostet uns das im Vergleich zur lokalen Lösung in der Kanzlei?“. Gemeinsam mit Jürgen Hennecke und Holger Esseling von Michgehl & Partner wurden alle Argumente und Kostenaspekte intensiv abgewogen. Das IT-Unternehmen ist spezialisiert auf Anwaltskanzleien und macht seinem Motto getreu seit über 30 Jahren Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. „Wir wissen, was ein Kaufserver in Anschaffung und Betrieb kostet und können das mit den monatlichen Gebühren im Deutschen Anwaltsrechenzentrum direkt vergleichen“, sagt Kanzleiberater Jürgen Hennecke. Auf den normalen Lebenszyklus eines Servers gerechnet unterscheiden sich die Kosten kaum.

Wer trägt die Verantwortung?
Ein wesentlicher Grund für die Auslagerung der Kanzlei-IT ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum überzeugt jedoch auch VBB Rechtsanwälte: Michgehl & Partner übernimmt nicht nur Dienstleistungen und Services sondern die Verantwortung für den Betrieb – und das vertraglich und mit vereinbarten Strafzahlungen bei Nichteinhaltung. Was sich erst einmal gar nicht so besonders anhört, ist bei näherer Betrachtung ein unschätzbarer Vorteil. Für technische Störungsbehebungen jedweder Art wird keine Rechnung geschrieben und Ersatzinvestitionen nimmt der Betreiber auf eigene Kosten und im eigenen Interesse vor. „Wir wollen, dass Anwaltskanzleien störungsfrei arbeiten können – und im Deutschen Anwaltsrechenzentrum haben wir zum ersten Mal die gleichen Anreize: Uns alles geht es am besten, wenn die Systeme schnell und einwandfrei laufen“, bringt es Michgehl & Partner Geschäftsführer Holger Esseling auf den Punkt: „Bisher haben auch wir als IT-Dienstleister Geld verdient, wenn bei den Kunden Probleme aufgetaucht sind. Dieses gegensätzliche Anreizsystem ist noch immer die Regel im Markt der IT-Services“.

Datensicherheit, Geschwindigkeit, Zukunftsorientierung
Auch die weiteren Vor- und Nachteile der beiden Lösungen, lokal oder im Rechenzentrum, wurden ausgiebig beleuchtet. Wo sind die Daten sicherer? Physikalisch sind sie im Deutschen Anwaltsrechenzentrum besser gesichert als es in den meisten Kanzleien überhaupt möglich wäre. 24/7 Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Argon-Löschanlage und redundante Strom- und Datenleitungen sind hier nur als einige Vorteile zu nennen. Um auch die letzten Sicherheitsbedenken auszuräumen, wurde eine regelmäßige Sicherung aller Daten in die Kanzlei vereinbart, die sich schnell auch auf anderen Systemen wieder aufbauen ließe. Zudem kann ein IT-System im Rechenzentrum schnell auf Veränderungen reagieren: Wird das System langsamer, können mit wenigen Klicks mehr Arbeitsspeicher oder Prozessorleistung hinzugefügt werden, wo sonst ein häufig ein neuer Server nötig wäre. Ebenso ist es mit zusätzlichen oder verschwindenden Arbeitsplätzen. So ist der Betrieb im Deutschen Anwaltsrechenzentrum die deutlich zukunftsorientiertere Variante, zumal sich die Frage der Ersatzinvestition in fünf Jahren gar nicht stellt. Dr. Marcus Böttger, Rechtsanwalt und Partner bei VBB zog nach Abwägung aller Vor- und Nachteile das Fazit: „“.“Es war die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt. Durch unseren dritten Standort sowie durch die zunehmenden Mobilitätserfordernisse bei unserer Arbeit brauchten wir eine professionelle Lösung. Diese haben wir mit dem Deutschen Anwaltsrechenzentrum gefunden.“

Zur schnellen und sicheren Kanzlei-IT innerhalb kürzester Zeit
Für die Mitarbeiter des Deutschen Anwaltsrechenzentrums ist es bereits Routine, für die Anwaltskanzleien jedes Mal ein Erlebnis: Alle IT-Systeme und Daten der Kanzlei werden bereits im Vorfeld im Rechenzentrum neu aufgebaut, sodass zum Zeitpunkt der Installation nur noch die Arbeitsplätze und Peripherie angebunden werden müssen. „Wir waren sehr positiv überrascht vom geräuschlosen Umzug und die ersten Mitarbeiter konnten bereits am nächsten Tag wieder arbeiten“, bewertet Office Manager Schumacher die Installation: „Und das an drei Standorten gleichzeitig“. Auch Dr. Böttger zieht ein positives Fazit: „Wir arbeiten stabil, schnell und unterbrechungsfrei. Sollte eine Störung auftreten, wird sie umgehend und kostenfrei behoben. Genau so wollten wir immer arbeiten.“